Factura electrónica comienza a regir en Costa Rica Redacción noviembre 1, 2018 Actualidad, Entrepeneur, Negocios Desde este 01 de noviembre los comercios y prestatarios de servicios deben generar factura por medio de correo electrónico, dejando en el recuerdo al papel. Con la llegada del mes de noviembre todos los oferentes de bienes estarán obligados a usar comprobantes electrónicos. La nueva factura electrónica es un comprobante digital que se genera cuando se realiza una venta de bienes o servicios, la cual además, se utilizará para los registros contables, notas de crédito y débito. La Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, Dunia Zamora recomienda empezar a hacer pruebas del sistema cuanto antes, para evitar atrasos. “Lo primero que deben hacer las empresas y los profesionales es definir quien les brindará el servicio de comprobante electrónico, o bien, actualizar su propio software. Seguidamente, para el proceso de afiliación, deben ingresar al sitio web del Ministerio de Hacienda, ir a la pestaña “Registro de Factura Electrónica” y completar toda la información que se solicita, por ejemplo, el Formulario D-140 “Registro Único Tributario”. El procedimiento aplica tanto para quienes han brindado sus servicios durante varios años, como para quienes lo harán por primera vez”, resaltó Zamora. Carlos Vargas, director de Tributación Directa, ha insistido en que el público tiene disponible la resolución sobre factura electrónica, el manual y varios tutoriales en el sitio web de Hacienda, entre otros esfuerzos de divulgación de la institución. Al llegar noviembre unos 526.256 contribuyentes físicos o jurídicos deberán empezar a utilizar la factura electrónica, por lo que es importante que se prepare para incorporar las herramientas y ajustar procesos. ¿Está usted o su empresa entre ellos? Ya en el primer semestre debieron empezar a usar la factura electrónica unos 133.000 contribuyentes de los sectores de salud, contabilidad, finanzas, administración, legales, ingenierías, comunicación, consultores y docentes por cuenta propia. Desconocimiento: Traba importante Lo recomendable es no esperar hasta el último momento para iniciar las pruebas, realizar ajustes y activar los sistemas de facturación electrónica. Las principales dificultades, por encima de los inconvenientes reportados, se deben al desconocimiento del procedimiento. Tanto los profesionales independientes como los pequeños negocios deben prepararse, pues la factura electrónica podría implicar cambios en la forma de operar. Consejos a Profesionales y pymes ¿Cuántas facturas genera? Tenga clara la cantidad de comprobantes electrónicos que genera su negocio por semana, mes y año. Contemple la cantidad de facturas electrónicas y de notas de débito o crédito para corregir errores. Los proveedores de servicios ofrecen paquetes o planes con cantidades distintas de documentos electrónicos. Cada factura o nota se contabiliza como un documento generado. Evalúe opciones. Estudie al menos tres opciones de proveedores de sistemas o servicios de facturación. Hay empresas con servicios especializados según la actividad económica y también algunas se ajustan a la realidad de los negocios o de las actividades profesionales. Pregunte a sus colegas cuáles usan y los resultados obtenidos, solicite periodo de pruebas y revise las características de las empresas proveedoras. Cotice y compare las tarifas. Estudie el impacto. Fíjese si al usar la factura electrónica se requiere algún cambio en la operación de su negocio o su contabilidad. Recuerde que hay sistemas que se integran con la contabilidad y hay servicios que ofrecen la facturación y el software administrativo contable integrados. Almacenamiento y respaldos. Determine si el almacenaje de los comprobantes electrónicos lo realizará usted en servidores de su negocio o en servicios en la nube (a través de Internet) o si lo hará el proveedor. Tanto si usted guarda los archivos como si el proveedor se encarga, defina cuál será el respaldo que tendrá y en cuál servicio mantendrá este respaldo, en caso de una eventual ruptura de contrato con el proveedor, desaparición de éste o fallo de los servidores. No entregue datos a desconocidos. Ni el Ministerio de Hacienda ni Tributación están llamando a los contribuyentes para citas o para solicitar sus datos bancarios. Algunos usuarios han reportado que reciben llamadas de desconocidos con promesas de ayuda para factura electrónica y haciéndose pasar por funcionarios de Tributación, incluso. Las autoridades han advertido que se trata de intentos de timos. Mantenga el control. Usted debe mantener el control de lo que se haga en el sistema de la ATV del Ministerio de Hacienda y en el software de facturación. No se lo entregue completamente al contador o a otra persona, pues ante Tributación es usted el responsable. Grandes empresas Infórmese. No delegue esta responsabilidad ni se desentienda. Infórmese del funcionamiento general de la factura electrónica para medir el impacto en su compañía. Como ya tiene un software gerencial tipo ERP o contable, verifique si el proveedor ya habilitó algún módulo de factura electrónica que cumpla los requerimientos de Hacienda. Involúcrese e involucre a su personal. Incorpore en todo el proceso, incluyendo en la capacitación, a todos los ejecutivos, gerentes o encargados claves de su empresa. Establezca un equipo multidisciplinario para analizar los procesos actuales que conecten con la facturación, determinando requerimientos y cambios de negocio. Haga un plan. Defina las vías más oportunas de implementación del sistema (software propio, de proveedor, módulo del ERP), pruebas con sistema de Hacienda y ajustes según resultados. El sistema o servicio que se utilice debe cumplir con los requerimientos de Hacienda, soportar el volumen de facturación de su compañía y almacenar los archivos por cinco años. ¿Quiénes no están obligados a usar la Factura Digital? No están obligados los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado, los bancos regulados por la Superintendencia General de Entidades Financieras y las instituciones públicas. Los sectores de transporte remunerado, productos agrícolas y servicios personales (excepto profesionales liberales) tampoco están obligados.
